قدم سوم نه
گفتن را بیاموزید

بی جهت دنبال اطلاعاتی که دیگران علاقه ای به آن ندارند
,نگردید.خیلی ها ممکن است نخواهند شما به جای آنها برایشان اطلاعات کسب
کنید.مطالبی که روی میزتان می آیند و می روند کنترل کنید.

به هنگام کار
تلفن همراهتان را خاموش کنید.به آن جواب ندهید.این گونه می توانید تصمیم بگیرید
به چه اطلاعاتی احتیاج دارید.و با چه کسانی می خواهید صحبت کنید.

قدم چهارم
اطلاعات را مدیریت کنید.

بیاموزید که بعضی از اطلاعات را به دور اندازید.وقتی از
فایلی استفاده نمی کنید آن را از برنامه خود حذف کنید.اگر لازم باشد همیشه می
توانید بعدا به این اطلاعات مراجعه کنید.

از اصول
مدیریت زمان استفاده کنید.با استفاده موثر از زمان ,از انباشته شدن اطلاعات نجات
پیدا کنید.

نکته
آموزنده:

به نظر می رسد که از تکنولوژی برای حل مساله ای استفاده
کنیم که همین تکنولوژی ایجادش کرده است.اما دستگاههای الکترونیکی وجود دارند.که
از انباشته شدن اطلاعات جلوگیری می کنند.می توانید به هنگام سفر و زمانی که از
کامپیوترهای خود فاصله دارید از کامپیوترهای دستی استفاده کنید و بعدا اطلاعات
به دست آمده و مطالب پردازش شده را به کامپیوتر اصلی خود انتقال دهید.

اشتباهات رایج

با پرداختن بیش از اندازه به جزییات سر رشته کار را از دست
می دهید.

رسیدگی به کارهای
ریز وقت شما را می گیرد.و مانع از آن میشود که به خواسته های تان برسید و د ر نیمه
را ه استرس    دامن گیر شما می شود.

بی توجهی به معین کردن اولویت
ها

رعایت اولویت ها د ر انجام دادن کارها
به مدیریت شما کمک می کند.ممکن است به این نتیجه برسید که میتوانید بخشی ز
کارهای خود را به سایر همکاران تفویض کنید.

هرگز دریافت اطلاعات را متوقف  نمی کنید.

ممکن است د رانجام دادن کارتان هر تعداد
اطلاعات که فکر میکنید بخواهیدمورد استفاده قرار دهید.به این ترتیب فشار خون تان
بالا می رود.قوای ذهنی تان تحلیل میرود و صبر و شکیباییتان به انتها میرسد.ذهن
هم درست مانند جسم نیاز به استراحت دارد.تنها زمان خوابیدن برای استراحت کردن
کفایت نمی کند.وقتی ذهن استراحت می کند کارایی افزایش می یابد و شخص احساس سلامت
می کند.

راههای موفقیت

اشخاص اغلب احساس میکنند برای اینکه
بتوانند کارشان را به خوبی انجام دهند
به اطلاعات عظیمی احتیاج دارند.و باید وقت فراوانی را صرف آن کنند...........

راههای موفقیت

ایجاد نظام مدیریت اطلاعات شخصی به شما کمک می کند تا به
اطلاعات مفید و مورد نیاز دست پیدا کنید.

لازم است که از منابع اطلاعاتی به انتخاب خود استفاده
کنید.بی جهت خود را درگیر اطلاعات بی
مورد و زاید نکنید.

از تکنولوژی برای
کنترل عرضه اطلاعات استفاده کنید.

وقتی از اطلاعاتی استفاده می کنید آنها را از مجموعه
اطلاعاتی خود کنار بگذارید تا تحت تاثیر آنها کلافه نشوید.ذخیره کردن اطلاعات بی
مورد است.

برای استفاده موثر از دادههای آماری باید به خود فرصتی بدهید تا اطلاعات پردازش
شده را پردازش کنید.

پرداختن به مسایل

شیوه های جدید فکر کردن می تواند شما را در حل مسایل تان
یاری کند و از میزان استرس شما بکاهد.تخمین زده می شود که انسانها تنها از
10%توانمندی های ذهنی خود استفاده می کنند و در نتیجه ما با شرایطی روبه رو
هستیم که از بخش اعظم توانمندی های ذهنی خود استفاده نمی کنیم.تمرین دادن ذهن به
روشهای مختلف به ما امکان می دهد که از
این توانمندی بالقوه استفاده کنیم.

شیوه های فکر کردن طی سالها رشد می کند و به حالت عادت در
میاید.بخصوص آنچه را در دوران تحصیل فرا میگیریم شکل محکمتری پیدا میکنند.بنابراین
وقتی اشخاص می گویند من خلاق نیستم یا
من اندیشه ورز خوبی نیستم تنها معنایش این است که با روشهای جدید فکر کردن آشنا
نشده و نمی توانند به درستی از ذهن خود استفاده کنند.

آیا یک فرایند می تواند همه ی مسایل را حل کند؟

در اغلب موارد درست تر این است که به اشخاص اجازه
بدهیم مسایل را درک کنند و بعد آنها
رابه شکلی که مایلند حل کنند. با این حال استفاده از روشهای تجربه شده حل مسا له
 به دیگران امکان می دهد مساله را درک
کرده و بدانند در چه زمینه ها یی باید بررسی کننددر حالی که مسایل با هم
تفاوتهایی دارند روشهای متفاوتی برای حل کردن آنها وجوددارد میتوان مسایل را
تشخیص داد و عناصر مختلف آن را شناسایی
نمود البته وقتی یک سازمان فعالیتش بیشتر می شود و رشد می کند به روشهای پیچیده
تری برای حل مساله نیاز می شود

قدم
اول : شناسایی مساله

درک یک مساله ایجاب می کند بتوانیم همه ابعاد
آن را ببینیم .درادامه مطلب به روشهایی برای ارزیابی دامنه یک مساله اشاره کرده
ایم

شناسایی : آیا مساله را می بینید و آن را احساس میکنید . آیا این مساله بخشی از یک
مساله بزرگتر است؟

نشانه ها: چگونه این مساله خودش را نشان می
دهد؟

چرا این مساله اتفاق افتاده است؟

اثرات: چه چیزهای دیگری تحت تاثیر این مساله
قرار میگیرند؟

بنابراین لازم است که مساله را به اجزا مختلفی تقسیم کنیم. این گونه متوجه می شوید
شما یا گروه شما صلاحیت رسیدگی به این
مساله را دارندیا خیر.اگر ندارند می توانیدمساله را به کسانی که واجد
صلاحیت های لازم هستند انتقال دهید.اگر
جواب مثبت است باید سوالات بیشتری
بپرسیدو از جمله آنها: آیا منابع لازم را در اختیار دارید؟این فرایند چه مدتی
طول می کشد؟چه موانعی در کارند؛ چه مزایایی وجود دارد پس از آنکه به جواب رسیدید
به مرحله بعدی بروید.

قدم دوم: در اینجا به دو سوال مهم می رسیم.چه باید بدانید و
چگونه می خواهید آن را به دست بیاورید؟می توان به اغلب اطلاعات دسترسی پیدا
کرد.توجه داشته باشید که جمع آوری
اطلاعات مستلزم بررسی درباره ی نشانه های مساله ,علل زیربنایی آن و تاثیرات کلی
مساله است.روشهای جمع آوری اطلاعات شامل موارد زیر است:

تحلیل روند کار

بررسی پرسش نامه ها

نمودار گردش کار

مصاحبه های انفرادی یا گروهی

قدم سوم: فکر کردن منظم

با انبوه اطلاعات موجود در روزگا ر ما روش های زیر می توانند برای تعیین آنچه اهمیت
دارند مورد استفاده قرار بگیرند:

تحلیل سوات( swot analysis)

از این روش برای شناسایی  نقاط ضعف و ضعف و بررسی فرصتهای مناسب و تهدیدهای احتمالی استفاده می شود.پاسخ دادن
به سوالات درهر یک از چهار زمینه به شما
امکان می دهد درباره ی مساله و راه حلهای احتمالی آن به طور سیستماتیک فکر
کنید فرض کنید میخواهید در یک بازار رقابتی محصول جدیدی عرضه کنید.تحلیل سوات می
تواند به شکل زیر صورت گیرد.

نقاط قوت: مزایای محصول جدید  شما کدام است,وجه تمایز محصول شما از محصول
رقبا در چیست؟

نقاط ضعف : نقاط ضعف محصول شما کدامند؟ آیا قیمت مانعی برای
شما ایجاد می کند؟ کدام بخش از کار را می توان بهبود بخشید؟ آسیب پذیریهای
شناخته شده در بازار کدامند؟ آیا زمان عرضه محصول جدید درست و منطقی است؛

فرصت های مناسب: درزمینه های تکنولوژی , سیاست کاری,
بازارها و شرایط اجتماعی , چه فرصتهای مناسبی وجود دارند؛آیا ایده ی تجاری جدید ی پیدا کرده اید؟ آیا روش جدیدی برای انجام دادن کارها دارید؟ آیا می
توانید از اشتباهات رقبای خود بهره بگیرید؟

تهدید ها :

با چه موانعی روبرو هستید؟ آیا بازار درستی را انتخاب کرده اید؟
آیا با تغییر مقررات روبه رو هستید؛آیا باید تا ابلاغ قوانین صبر کنید؟آیا رقابت
شدید است؟ آیا موقعیت مالی شما با تهدیدهایی رو به رواست؟ آیا لازم است که حالا
پول لازم را تدارک ببینید یا تا زمان دیگری صبر کنید؟

2- درخت های تصمیم گیری

وقتی اطلاعات بیش از اندازه زیاد هستند درخت های تصمیم گیری
به شما امکان تصمیم گیری میدهند.این درختها چارچوبی خلق میکنند که درآن میتوانید
راه حل های مختلف و نتایج آنها را بررسی کنید.

در سمتی از برگه کاغذ درخت تصمیم گیری را شر وع کنید.خطوط مختلف نشانه راه حل هایی هستند که میتوانند وجود
داشته باشند.روی این خطوط تصمیمات دیگر یا عدم اطمینان های موجود نشان داده می شوند.

3تعیین بهترین مسیر

روش دیگری برای برخورد با پروژه های پیچیده وجود دارد.این
روش توضیح می دهد که برخی از فعالیتها در چه نقطه ای باید تکمیل شوند.تا پروژه به موقع و با بودجه ای که برایش
مشخص شده است به پایان برسد.نکته این است که برخی از فعالیتها ابتدا تکمیل می
شوند و فعالیتهای دیگر به موازات فعالیت اول در نقطه ای به پایان می رسند.منظم کردن این فعالیتها
بهترین مسیر حرکت پروژه را مشخص می سازد.

4نقشه
های ذهنی

این نقشه ها را تونی بوژان مطرح کرده است. اینها ابزاری
گرافیک هستند تا آنچه را د رذهن دارید بیان کنید.این ها به شما کمک می کنند تا
همه چیز را مکتوب کنید.در این مرحله اولویتی وجود ندارد.

روی یک صفحه دایره بزرگی بکشید.درون دایره کلمه یا موضوعی
را که می خواهید بررسی کنید، بنویسید.بیرون این دایره در دوایر کوچکتر موضوعات
دیگر را بنویسید.بعد دایره ها را با خطوطی با هم ارتباط بدهید.تا آنچه در ذهن
دارید به شکل یک کهکشان به نمایش گذاشته شود.

نکته آموزنده

ممکن است آدم باهوش و با فراستی باشید و با این حال نتوانید
برای مسایل خود راه حلی پیدا کنید.احتمالاعلت این است که درچنبره عادتها ی خود گرفتارید.شیوه های فکری
طی سالها شکل می گیرند و ما آنها را حفظ می کنیم زیرا د راغلب موقعیتها مورد
استفاده قرار می گیرند.اما ممکن است تحت تاثیر این عادتها نتوانید فکر آزاد
داشته باشید.برخی از روشهای پیشنهاد شده در این فصل را امتحان کنید و بخواهید که
در شیوه های فکر ی قدیمی خود تجدید نظر کنید.

قدم چهارم: خلاق فکر کنید

از جمله روشهایی که ما را به خلاق اندیشی رهنمون می شوند
میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1سیال
سازی ذهن

این روش شناخته شده ای است که به کمک آن میتوانید به گزینه
های مختلف برسید.با همه ایده هایی که اینگونه به دست میاید برخورد مثبت میکنید.

نکته آموزنده

درتمام جلساتی که سیال سازی ذهن د ردستور جلسه قرار
ندارد به ایده های خلاق بهای لازم داده
نمی شود د راین جلسه که شرکت کنندگان درجلسه که فرصتی برای ابراز نظراتشان پیدا
نمی کنند ناراحت میشوند.به شرکت کنندگان د رجلسات امکان بدهید که آراء و نظرات
خود را بیان کنند.بسیاری از شرکتها واحدهایی به نام بررسی و تحقیق دارند. این واحد ها افراد را تشویق می
کند تا نظرات خود را در باره ی موضوعات مختلف سازمان بیان کنند.با سیال سازی
ذهنی می توانید به ایده های بدیع در بازار دست یابید.

2طرح
سوال

بپرسید که مساله چرا به وجو می آید ،چهار بار این پرسش را
بپرسید.این اقدام به شما کمک می کند تا به ریشه های مساله پی ببرید.